BPM > TALEP MODÜLÜ

Tanım ve Amaç TALEP modülü, şirket içindeki departmanlar veya çalışanlar tarafından oluşturulan taleplerin kaydedilmesini, değerlendirilmesini ve yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu modül, iş süreçlerinde ihtiyaçların hızlı ve düzenli bir şekilde karşılanmasını sağlamak için geliştirilmiştir.

Kullanım Alanları

• Satın alma taleplerinin oluşturulması ve takip edilmesi
• IT destek, bakım ve teknik hizmet taleplerinin yönetilmesi
• İnsan kaynakları taleplerinin (izin, eğitim, vb.) kaydedilmesi ve yönetilmesi
• Proje bazlı malzeme ve kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi

Özellikler

1. Talep Oluşturma ve Kayıt

   • Çalışanlar, ihtiyaç duydukları ürün, hizmet veya destek için sistem üzerinden talep oluşturabilir.
   • Taleplerin açıklamaları, öncelik seviyeleri ve hedef tarihler belirlenebilir.

2. Onay Süreci Yönetimi

   • Her talep, şirket prosedürlerine göre onay akışına tabi tutulabilir.
   • Onay verildiğinde talep otomatik olarak ilgili birime yönlendirilir.

3. Talep Durumu Takibi

   • Taleplerin “Beklemede”, “Onaylandı”, “Reddedildi” veya “Tamamlandı” gibi durumları sistem üzerinde izlenebilir.
   • Kritik talepler için sorumlu kişilere otomatik bildirimler yapılır.

4. Otomatik Bildirim ve Hatırlatıcılar

   • Onay bekleyen veya geciken talepler için ilgili kişilere uyarı bildirimleri gönderilebilir.
   • Talep sonuçlandığında talebi oluşturan kişiye bilgilendirme yapılır.

5. Raporlama ve Analiz

   • Talep türleri, onay süreleri ve tamamlanma istatistikleri detaylı şekilde raporlanabilir.
   • Departman bazlı talep yoğunluğu ve taleplerin başarı oranları analiz edilebilir.

Soru – Cevap

Soru: Talep modülü hangi sektörlerde kullanılabilir?

Cevap: Talep modülü, üretim, perakende, hizmet, sağlık, eğitim gibi pek çok sektörde ihtiyaçların düzenli yönetilmesi için kullanılabilir.

Soru: Taleplerin onay süreci nasıl işler? 

Cevap: Talepler, belirlenen onay akışı doğrultusunda yöneticilere bildirilir ve onay/ret işlemi sonrası ilgili birim bilgilendirilir.

Soru: Taleplerin takibi nasıl yapılır?

Cevap: Her talebin durumu sistem üzerinde adım adım takip edilir. Gecikme yaşandığında sistem otomatik olarak ilgili kişilere bildirim gönderir.

Soru: Talep raporları hangi bilgileri içerir?

Cevap: Raporlarda; taleplerin türü, talep eden kişi, onay süresi, tamamlanma tarihi ve süreçte yaşanan gecikmeler gibi detaylar bulunur.

Kullanım Senaryosu

• Adım 1: Bir çalışan, yeni bir yazılım lisansı ihtiyacı için talep oluşturur.
• Adım 2: Talep, belirlenen onay mekanizmasına göre IT departmanına iletilir.
• Adım 3: IT departmanı talebi değerlendirir ve uygun gördüğü durumda sipariş sürecini başlatır.
• Adım 4: Talep tamamlandığında sistem, talebi oluşturan kişiyi bilgilendirir ve süreci kapatır.

Raporlama

• Talep bazlı onay/red raporları
• Departman bazlı talep yoğunluğu raporu
• Tamamlanma süreleri analiz raporu
• Kritik taleplerin değerlendirme raporu