BPM > AKSİYONLAR MODÜLÜ

Tanım ve Amaç AKSİYONLAR modülü, iş süreçlerinde belirlenen hedeflerin hayata geçirilmesini sağlayan ve bu hedeflere yönelik gerçekleştirilecek eylemlerin planlandığı bir sistemdir. Bu modül, stratejik planlama, problem çözme ve süreç iyileştirme çalışmaları için kritik rol oynar.

Kullanım Alanları

• Proje bazlı eylem planlarının oluşturulması ve takibi
• Şirketin stratejik hedeflerine yönelik aksiyonların belirlenmesi
• İş süreçlerinde oluşan sorunların çözümüne yönelik eylem planlarının yönetilmesi
• Aksiyonların sorumlu kişiler ve ekiplerle ilişkilendirilmesi

Özellikler

1. Aksiyon Planlama ve Yönetimi

   • Belirli bir iş sürecine yönelik aksiyon adımları tanımlanabilir.
   • Her aksiyona görevli kişi/ekip, hedef tarih ve öncelik seviyesi eklenebilir.

2. Sorumluluk ve Yetki Atama

   • Her aksiyon için sorumlu kişi ve ilgili departman belirlenebilir.
   • Aksiyonların kimin tarafından ve hangi zaman diliminde yapılacağı açıkça tanımlanır.

3. Durum ve İlerleme Takibi

   • Aksiyonların “Başlatıldı”, “Devam Ediyor”, “Tamamlandı” gibi durumları takip edilebilir.
   • Belirli tarih aralıklarında ilerleme kontrol edilerek sonuçların raporlanması sağlanır.

4. Otomatik Bildirim ve Hatırlatıcılar

   • Aksiyonların hedef tarihleri yaklaşırken otomatik hatırlatıcılar devreye girer.
   • Kritik aksiyonlarda yaşanan gecikmelerde ilgili kişilere uyarı bildirimleri yapılır.

5. Raporlama ve Analiz

   • Hangi aksiyonların başarılı olduğu ve hangi süreçlerde iyileştirme gerektiği analiz edilebilir.
   • Aksiyonların tamamlanma süreleri ve sorumlu kişi bazlı performans analizleri yapılabilir.

Soru – Cevap

Soru: Aksiyonlar modülü hangi sektörlerde kullanılabilir? 

Cevap: Aksiyonlar modülü, proje bazlı çalışan firmalar, üretim, hizmet ve inşaat sektörlerinde yaygın olarak kullanılabilir. İş süreçlerinde iyileştirme çalışmaları yapan tüm firmalar için uygundur.

Soru: Aksiyonların takibi nasıl yapılır? 

Cevap: Sistem üzerinden her aksiyonun başlangıç ve hedef tarihleri belirlenir. Eylemlerin ilerleme durumu “Başlatıldı”, “Devam Ediyor”, “Tamamlandı” şeklinde takip edilebilir.

Soru: Aksiyonların sorumluluk dağılımı nasıl yapılır? 

Cevap: Her aksiyon belirli bir sorumlu kişi veya ekibe atanır. Aksiyonun tamamlanması için gerekli olan adımlar detaylı şekilde tanımlanır.

Soru: Aksiyon raporları hangi verileri içerir? 

Cevap: Aksiyon raporları; tamamlanma süresi, sorumlu kişi, aksiyonun hangi iş süreciyle ilişkili olduğu ve elde edilen sonuç gibi bilgileri içerir.

Kullanım Senaryosu

• Adım 1: Bir projede yaşanan gecikme tespit edilir ve ilgili ekip bu konuda bir aksiyon oluşturur.
• Adım 2: Aksiyon adımları belirlenerek sorumlu kişi ve hedef tarih atanır.
• Adım 3: Aksiyon durumu “Başlatıldı” olarak işaretlenir ve süreç boyunca ilerleme kaydedilir.
• Adım 4: Aksiyon tamamlandığında sonuç raporlanır ve iyileştirilecek noktalar analiz edilir.

Raporlama

• Aksiyon bazlı tamamlanma süreleri ve başarı oranları raporu
• Sorumlu kişi bazlı aksiyon takip raporu
• Geciken veya başarısız olan aksiyon analiz raporları
• Stratejik hedeflere ulaşma durumu raporu