HRM > MASRAF MODÜLÜ
Tanım ve Amaç MASRAF modülü, çalışanların iş seyahatleri, harcırah, yemek giderleri ve diğer iş harcamalarının kaydedildiği ve takip edildiği bir sistemdir. Bu modül, insan kaynakları ve finans ekiplerinin masraf süreçlerini düzenli şekilde yönetmesini sağlar.
Kullanım Alanları
- Çalışanların iş seyahati, konaklama ve yemek giderlerinin kaydedilmesi
- Masraf taleplerinin onay ve ret süreçlerinin yönetilmesi
- Masraf türlerine göre harcamaların sınıflandırılması
- Şirket giderlerinin kontrol altında tutulması ve raporlanması
Özellikler
Masraf Talep ve Onay Süreci
- Çalışanlar, gerçekleştirdikleri masrafları sistem üzerinden talep edebilir.
- Yöneticiler, masraf taleplerini inceleyerek onaylayabilir veya reddedebilir.
Masraf Kategorileri ve Limitler
- Harcırah, yemek, ulaşım, konaklama gibi masraf türleri tanımlanabilir.
- Masraf türlerine göre günlük veya aylık harcama limitleri belirlenebilir.
Fatura ve Belge Ekleme
- Çalışanlar, masraflarına dair fiş, fatura veya belgeleri sisteme yükleyebilir.
- Dijital belge arşivi sayesinde harcama kanıtları kolayca takip edilebilir.
Döviz ve Kur Yönetimi
- Yurt dışı harcamaları için farklı döviz kurlarıyla masraf kaydı oluşturulabilir.
- Kur farkı hesaplamaları otomatik yapılabilir.
Raporlama ve Analiz
- Masraf türlerine göre harcama raporları oluşturulabilir.
- Çalışan bazlı masraf analizleri ve toplam harcama raporları görüntülenebilir.
Soru – Cevap
Soru: Masraf modülü hangi departmanlar için uygundur?
Cevap: Masraf modülü, insan kaynakları, muhasebe ve finans ekipleri için uygundur. Özellikle iş seyahati, saha çalışmaları ve müşteri ziyaretleri gibi alanlarda masraf yönetimini kolaylaştırır.
Soru: Masraf talepleri nasıl yönetilir?
Cevap: Çalışan, masraf talebini sistem üzerinden oluşturur. Talep, ilgili yöneticinin onayına sunulur ve onay sonrası ödeme planı oluşturulur.
Soru: Masraf belgeleri sisteme nasıl eklenir?
Cevap: Çalışanlar, mobil veya web portalı üzerinden masraf belgelerini (fatura, fiş vb.) sisteme yükleyebilir. Belgeler, masraf kaydı ile ilişkilendirilir.
Soru: Masraf limiti belirlenebilir mi?
Cevap: Evet, masraf türlerine göre günlük, haftalık veya aylık harcama limitleri belirlenebilir ve bu limitler aşıldığında sistem otomatik uyarı verir.
Kullanım Senaryosu
- Adım 1: Bir çalışan iş seyahati sonrası ulaşım, konaklama ve yemek masraflarını sisteme girer.
- Adım 2: Masraf belgeleri sisteme yüklenir ve talep onaya gönderilir.
- Adım 3: Yönetici masraf talebini inceleyerek onaylar.
- Adım 4: Onaylanan masraflar bordro modülüne aktarılır ve çalışan ödemesi gerçekleştirilir.
Raporlama
- Çalışan bazlı masraf raporları
- Masraf türlerine göre harcama analizleri
- Döviz bazlı harcama raporları
- Onay bekleyen ve tamamlanmış masraf talepleri raporları